Reunionitis en un equipo de trabajo

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Es un hecho que en toda empresa, mantener una buena comunicación es pieza clave para el desempeño de un equipo de trabajo, esto conlleva realizar reuniones entre los colaboradores cada cierto tiempo para tratar asuntos de relevancia que sirvan para mejorar o potenciar productividad de dicha organización. Suele suceder que, en el deseo de alcanzar los objetivos y mantenerse comunicados se caiga en el error de llevar a cabo reuniones de manera frecuente y en ocasiones planificadas a la carrera, a esto se le conoce como reunionitis.

Se conoce como reunionitis al mal hábito adquirido por una organización de realizar reuniones de manera frecuente, en las cuales no se abordan temas que realmente ameriten que el equipo de trabajo postergue sus actividades.

¿Qué hace que una empresa caiga en la reunionitis?

La falta de organización es la principal causa que lleva a una organización a tener muchas reuniones, pues esto impide que esté establecido con claridad cuál es el objetivo a alcanzar, esto también conduce a prolongar dichas reuniones, donde todos desean aportar, pero sin seguir un norte o una meta en común.

Para evitar esto, una acción que debe tomarse como prioridad es coordinar el trabajo del día a día. Es necesario desde un principio establecer roles y canales de comunicación para evitar reunirse de forma constante, esto puede provocar improductividad y que no se alcancen acuerdos debido al desgaste que éstas producen.

¿Cómo afecta al equipo de trabajo?

El exceso de reuniones de trabajo tiene un impacto negativo en los integrante de un equipo a corto, mediano y largo plazo:

A corto plazo: Cada persona tiene la capacidad de estar concentrada mientras realiza una tarea específica, pero, en muchos casos, cuando una persona interrumpe lo que está haciendo, puede costarle trabajo volver al mismo nivel de concentración que tenía al comienzo, se debe tener en cuenta que cada actividad requiere una cuota de concentración y no se pueden hacer varias al mismo tiempo.

A mediano plazo: Cuando en una empresa se realizan reuniones varias veces al mes o incluso por semana y en las mismas no se abordan temas relevantes o llegan a tornarse repetitivas, se corre el riesgo que los colaboradores pierdan el interés en las mismas, llegándolas a ver como una pérdida de tiempo.

A largo plazo: A largo plazo puede darse una situación similar a la de la fábula del pastorcito mentiroso: Como fruto de todas las de reuniones llevadas en el pasado, los colaboradores están convencidos que no obtienen un aprendizaje claro y que no se tocan asuntos de real importancia, esto les lleva a bajar la guardia y cuando realmente suceda algo que amerite que los miembros de un equipo de trabajo se reúna, simplemente no le pondrán el interés debido.

Es necesario tener la capacidad de ver cuándo es conveniente sostener reuniones, no es que algunos temas no sean importantes, pero pueden tomarse medidas o decisiones sin convocar a reuniones, sino deben atenderse por este medio únicamente temas puntuales.

Un buen ejercicio es preguntarse siempre a manera de filtro:

  • ¿Es imprescindible llevar a cabo esta reunión?
  • ¿Tengo claro cuál es la finalidad de celebrar dicha reunión?
  • ¿Abordaré los puntos más relevantes sobre un determinado tema, en un tiempo establecido sin afectar al resto del equipo?
  • ¿Habrá un aprendizaje para todos los participantes?
  • ¿Estoy convocando únicamente a las personas que son necesarias en este momento específico para hacer la reunión?

Como se menciona al principio, la buena comunicación en toda organización es importante, por tal razón las reuniones con el equipo de trabajo deben hacerse en  el momento preciso, con las personas indicadas y tratando temas puntuales en un lapso previamente definido para obtener el mayor provecho para la empresa, los clientes y las personas que conforman la misma.

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