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¿Cada cuánto reunirse con los clientes?

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Mantener reuniones con los clientes es necesario, pues en estas se abordan distintos temas de importancia, no obstante, una pregunta frecuente es cada cuánto debo reunirme con mis clientes, dado que el no hacerlo o tener muy escasas reuniones no es conveniente, así como el otro extremo, reuniones por cualquier motivo que no sea relevante. 

Define el motivo de la reunión

El primer punto es definir con anticipación cuáles serán los motivos que ameriten reunirse, pues habrán situaciones, solicitudes, dudas, propuestas o reclamos que pueden resolverse con una llamada o un correo electrónico. De la mano con definir los motivos para reunirse, se fijarán fechas, por ejemplo, si un motivo para reunirse es para presentar informes de rendimiento de campañas en redes sociales, no es necesario reunirse semanalmente, pero sí mensual, cuando hayan datos más precisos o la campaña haya finalizado, a través de correos o chat pueden verse los pormenores. 

Reuniones más extensas, donde se vean otros aspectos más profundos, pueden realizarse de forma bimensual, trimestral o semestral, incluso, dedicando más tiempo a la misma. Lo que siempre se debe procurar es que las reuniones  sean de provecho para todas las partes, atendiendo temas puntuales y relevantes.

Ten un calendario de reuniones

Es importante definir con anticipación con el cliente en qué fechas se realizarán las reuniones, ya sea de forma mensual o quincenal, teniendo en cuenta  también la duración de estas, no solo la reunión per sé, sino también el tiempo que lleva alistarse, preparar materiales y movilizarse al lugar donde se realizará. Las marcas también deben  tener claro que dichas reuniones no son solo con un cliente, son con todos los clientes con los que trabaja y debe saber qué días son más favorables, cuidando que no coincidan más de dos clientes el mismo día, para ello, una herramienta clásica pero muy útiles, es contar con una agenda o calendario de reuniones.

Cabe aclarar que dicho calendario no es inalterable, en la práctica suelen suceder situaciones que harán que haya una o dos reuniones adicionales o bien, que las que ya estaban programadas se posterguen o cancelen, en lo que dependa de la marca, es importante que dichas situaciones no se den seguido.

¿Reunión presencial o virtual?

Con los cambios que se han dado, las reuniones virtuales han ganado mayor relevancia que en años anteriores, pero un error en el que se puede caer es programar pocas reuniones presenciales pero sobrecargar la agenda de reuniones en línea, creyendo que estas son más fáciles de llevar, por motivos como que no es necesario transportarse de un lugar a otro, sin embargo, estas suelen presentar variables como  la calidad de conexión a internet, que deriva en problemas de audio o sonido. 

Además, las reuniones virtuales siempre ocupan un lugar en la agenda y tener varias a la semana es igual de agotador que las reuniones presenciales, las cuales siguen siendo necesarias, pues la virtualidad no sustituye al trato humano.

Evitar la reunionitis 

Este es un término que hace referencia a las personas o empresas que sostienen reuniones con mayor frecuencia de los necesario, llegando incluso a tener varias reuniones en una misma semana, por diversos motivos, varios de ellos incluso injustificados, estas reuniones también pueden ser muy extensas, lo cual termina siendo desgastantes para todos los participantes. 

Es sustancial evitar caer en este tipo de prácticas, que lejos de contribuir a una sana comunicación entre la marca y sus clientes, tiende a desgastarla.

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